الخطابات الرسمية جاهزة وهي من أهم وسائل الاتصال والتواصل بين الشركات والمؤسسات. تكمن أهميته في تبسيط الإجراءات وتقليل الوقت والجهد. عند استخدامها، تعتبر مرجعًا مهمًا وهناك العديد من أنواع الرسائل الرسمية حروف؛ ومنها النوع الإداري الذي يتضمن استدعاء موظفين أو اتخاذ قرارات إدارية، وبعضها يتعلق بأمور تجارية، كالخطب الدعائية.
كيف تكتب خطابات رسمية
في سياق الحديث عن الخطابات الرسمية بصيغة pdf لا بد من ذكر الطريقة المستخدمة عند كتابة الخطابات الرسمية وهي:
- تحديد سبب تحرير الخطاب من أجل اختيار أنسب تنسيق وأفضل طريقة لكتابته، حيث يختلف الخطاب الإداري الرسمي عن خطاب خطاب تجاري.
- ابدأ في إعداد أدوات لكتابة خطاب، فهذه مستندات مطبوعة بشعار شركة أو مؤسسة، والكتابة في ملف Word، والكتابة بالخط العربي، وحجم الخط 16، وإذا كانت الرسالة مكتوبة بخط اليد ؛ يجب توخي الحذر عند الكتابة باستخدام القلم الأزرق لتمييز أصل الحرف عن صورته ؛ لا تتم إضافة أي حدود للحرف، مع التأكد من وجود خط ونصف بين كل سطر.
- يبدأ الخطاب بتحية العالم، ثم يتم تدوين اسم الشخص أو المنظمة المكلفة باستلام الرسالة، ثم يتم الترحيب بكلمة السيد / …… وإضافتها، وكتابة عبارة “مبروك وبعدها” في السطر التالي. ثم يبدأ تحرير الكلام.
- يجب أن يتضمن محتوى الخطاب كلمات دقيقة وواضحة ومختصرة، مع محاولة عدم اختصار النقاط الرئيسية والمعلومات المخفية، لذلك يفضل أن يكون المحتوى على شكل نقاط حتى يتم تمييزه بمزيد من التفصيل والوضوح.
- في نهاية الخطاب. تمت إضافة عبارة ختامية، مثل “شكرًا جزيلاً”، متبوعة باسم المرسل شخصيًا، واسم المؤسسة المرسلة، والتوقيع.
المواعيد النهائية لكتابة الخطاب الرسمي الخطاب
هناك عدد من الشروط التي يجب توافرها عند كتابة الخطابات الرسمية بصيغة pdf، وهذه الشروط هي كما يلي:
- اكتب كلمات حديثك بوضوح ودقة.
- تأكد من صحة المعلومات الواردة في البريد الإلكتروني.
- لا توجد أخطاء إملائية أو نحوية في الكلام.
- كتابة خطاب بأسلوب موضوعي متجنبًا إضافة التعبير الجمالي والثناء.
- احرص على التحدث بإيجاز ودقة دون التسبب في أي عيوب في محتواها.
- تصبح الرسالة رسمية في صياغتها.
- احرص على تنظيم وتنظيم أفكار خطابك.
الخطابات الرسمية جاهزة
هناك عدة نماذج لصيغة pdf للرسائل الرسمية وهي:
النموذج الأول
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..
أطيب التمنيات أقدم لكم والآن …
أستاذ / …………………………… مدير الصندوق / ………………………… .. ..
يشرفني أن تتاح لي الفرصة للتواصل مع شخصياتكم المتميزة من خلال هذه الرسالة، وأغتنم هذه الفرصة لأعبر عن عميق امتناني لجهودكم الهائلة والمؤثرة في المنظمة. هذه النقاط والاقتراحات تهمك.
تمنياتي الشخصية الصادقة
المرسل إليه / ………………………… ..
تاريخ / …………………………….
التوقيع/……………………………
عجل البحر/…………………………….
النموذج الثاني
حررت بواسطة …… ../ ……… / ………………….
بعد التحية….
أستاذ / ………………………… .. رئيس مجلس الادارة / ……………………………………
يشرفني أن أقدم لكم هذا الخطاب حتى نتمكن من استخدامه لتوضيح التزامنا بمزيد من اتفاقيات التعاون بين الشركتين، خاصة وأننا أولينا اهتمامًا وثيقًا بما تمكنت شركتك من تحقيقه في الفترة القصيرة. .. الوقت .. جميع الشواغر في المنطقة ………………….
مع الاحترام والامتنان ..
المرسل / …………………………… .. رئيس مجلس ادارة الشركة / …………………………………… .. ..
رقم الاتصال / ………………………………… ..
بريد إلكتروني/…………………………….
التوقيع/……………………………………….
ختم الشركة / ………………………………
انظر أيضًا: تم الانتهاء من خطاب تمديد تأشيرة الخروج والعودة
الخطب الحكومية الرسمية
تعد الرسائل الرسمية المتداولة بين الجهات الحكومية من أشهر أنواع الخطابات الرسمية (pdf) ولها التنسيق التالي:
النموذج الأول
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..
أستاذ / ………………………… مدير القسم / ………………………….
بعد التحية.
أطلب منكم نقلي بشكل عاجل من قسم عملي الحالي إلى فرع آخر أقرب إلى مكان إقامتي حتى أتمكن من الاستمرار في العمل والممارسة كل يوم دون ضغوط جسدية ومادية، وأتمنى الرد مبكرًا.
مع كل الشكر والتقدير ..
المرسل / …………………………… موظف الفرع / ………………………………….
رقم التليفون/………………………………
بريد إلكتروني/………………………..
التوقيع……………..
النموذج الثاني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته …
تاريخ اليوم……../……../…………….
المرسل / ……………………… الشخص المسؤول عن القسم / …………………………………. السيد/………………………………..
يسعدني جدًا أن أعبر عن امتناني وتقديري لك، وأود أن أخبرك أنني تلقيت التدريب اللازم للعام الجديد والخبرة الكافية لأكون مؤهلاً للترقية إلى منصب أعلى، وبالتالي لم تصدر الوكالة ترقيتي ومع ذلك، أطلب منك حل المشكلة حتى تتمكن من نقله بسرعة إلى المستوى الوظيفي الذي تريده.
وهنا أود أن أعبر عن خالص امتناني وتقديري لكم وأن أرفق جميع المستندات الداعمة.
التوقيع/…………………………………
النموذج الثالث
تاريخ …… ../ ……… / ……………… ..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..
عزيزي السيد مدير القسم / ……………………………….
أريد أن أكتب إليكم لأعبر عن خالص شكرنا لجهودكم المتميزة وأود أن أتحدث عن عدد من الاقتراحات والنقاط المتعلقة بسير العمل، مثل / …………………………….. .. التي سيتم أخذ هذه القروض منها، والتي يمكنك استخدامها إلى أقصى حد ممكن.
مع كل الشكر والاحترام
المرسل / موظف قطاع ……………………………… .. / ……………………… .. الفائدة / ………………………… الفرع / ……………………
التوقيع/………………………..
انظر أيضا: نموذج رسالة المطالبة بالمتأخرات
خطابات رسمية للشركات
أمثلة على الرسائل الرسمية بين الشركات:
النموذج الأول
تاريخ اليوم……../………/………………..
كتاب مقدم من / ………………………… .. .. من قبل مدير الوكالة / ……………………… .. ..
بعد التحية …
أستاذ / …………………………… .. مدير الشركة / ……………………………….
أبعث إليكم بهذه الرسالة للتعبير عن امتناننا للجهود غير المسبوقة التي تبذلها الشركة في مجال ……………… والتي تشجعنا على السعي للتوصل إلى بعض الاتفاقيات التجارية بين الشركتين لتحقيق المصالح المشتركة. كلتا الشركتين، ونتطلع إلى التواصل الفعال معنا في المستقبل.
مع خالص الامتنان والاحترام
التوقيع/…………………………
الوقت / 3
النموذج الثاني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد / …………………………… .. مدير الشركة / …………………………… .. ..
أود أن أشكرك من أعماق قلبي ويسعدني أنك تمكنت من إدارة الشركة بحكمة ونجاح وتقديم طلب زيادة حصة الإنتاج الشهرية لشركتك، مع العلم أن الطاقة الإنتاجية للشركة والكمية والوقت المطلوب وسيتم مضاعفة التفاصيل الأخرى.
مع الاحترام والامتنان.
المرسل / ………………………… .. رئيس الشركة / ………………………….
ختم الشركة وتوقيعها / ……………………………
نماذج من الخطابات الرسمية باللغة العربية
النموذج الأول
بعد الدنيا رحمة الله وبركاته
تاريخ ……. / ……… / …………
مدير المنظمة / ……………………………. استاذ / ……………………………….
يشرفني أن أرسل إليكم هذا الخطاب لتأكيد بعض شروط التعاون بيننا، وأريد توضيح (سبب إرسال الخطاب)، وأتمنى أن أسمع رأيكم قريبًا وأنكم تتخذون إجراءات عملية بشأن هذه القضية الهامة والعاجلة.
المرسل / …………………………… رئيس الشركة / ……………………….
التوقيع/………………………………..
النموذج الثاني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته ..
ثم..
التحرير حسب التاريخ ……. / ……… / …………… ..
السيد / …………………… رئيس مجلس ادارة الشركة / ……………………………… .. ..
أنقل إليكم خالص تحياتي وامتناني وأطلب من الموقرين مد يد العون لإلغاء قرار نقل الموظف / ………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………. العمل في قسم آخر. علاوة على ذلك، هذا ضروري للقسم، وكذلك رغبة الموظف
مع كل الشكر والتقدير ..
مُقدم إليكم / …………………………………… رئيس القسم / ……………………………………… ..
التوقيع والختم / ……………………………………… ..